Bulutsantralim (Bulut Santral) Kullanım Kılavuzu

Bulut Santral Özellikleri ve Kısayol Tuşları Kullanım Kılavuzu

Bulut santralinizi en verimli şekilde kurup yönetebilmeniz için ihtiyaç duyacağınız tüm temel kavramlar, yönetim paneli ayarları ve dahili telefon kısayol tuşları aşağıda detaylı olarak yer almaktadır:

İçindekiler ve Hızlı Erişim

1. Sanal Santral Kavramları
2. Ses Dosyalarım
3. Durum Paneli
4. Dahililerim
5. Çalma Gruplarım
6. Kuyruklarım
7. Sesli Karşılama Menüsü
8. Gelen Arama Yönetimi
9. Faks Gönder
10. Otomatik IVR Araması / Sesli Mesaj
11. SMS Şablonlarım
12. Santral Ayarlarım
13. Raporlar ve İstatistikler
14. Kısayol Tuşları

1. Temel Sanal Santral Kavramları

Bulutsantralim üzerinden gelen ve giden tüm aramalarınızı kolayca yönetebilirsiniz. Gelen çağrılar sırasıyla Gelen Arama Yönetimi => Sesli Karşılama Menüsü => Çalma Grubu veya Kuyruk => Dahili akışını izler (ihtiyacınıza göre bu adımların tamamını veya bir kısmını kullanabilirsiniz).

• Dahili: Santralinizin kullanıcılarını ifade eder. IP telefonlar, mobil uygulamalar (örneğin Verimor Softphone), masaüstü uygulamaları veya web telefonlar üzerinden kullanılır.
• Çalma Grubu: Gelen çağrıların dahililere düşmeden önce departman bazında gruplandığı ve çeşitli stratejilerle dağıtıldığı servistir.
• Kuyruk: Çağrıların operatör durumlarına göre dağıtıldığı, müsait operatör yoksa özel anonslar ve müzik eşliğinde bekletilebildiği çağrı havuzudur. Detaylı istatistik takibi sağlar.
• Sesli Karşılama Menüsü (IVR): Gelen çağrıları özel karşılama anonslarıyla karşılayıp, tuşlamalara göre ilgili dahili, grup veya kuyruğa yönlendiren menüdür.
• Gelen Arama Yönetimi: Santralinize gelen aramaların ilk uğrak noktasıdır; mesai saatleri ve yönlendirme senaryoları buradan belirlenir.

2. Ses Dosyalarım

Santralinizde kullanılacak ses dosyalarını Bulutsantralim > Ses Dosyalarım bölümünden yönetebilirsiniz:

• Kurulumla birlikte standart ses kayıtları hazır olarak yüklenir.
• Mevcut kayıtları dinleyebilir, düzenleyebilir veya “Bekleme Müziği Yap” seçeneği ile atayabilirsiniz.
• Önceden hazırladığınız ses dosyalarını yükleyebilir ya da TTS (Text-to-Speech) Robotu kullanarak metinleri ses dosyasına dönüştürebilirsiniz.

3. Durum Paneli ve Paket Yönetimi

Bulutsantralim > Durum Paneli sayfasından santral durumunuzu, açılış tarihinizi, aktif paketinizi, ödeme türünüzü ve modüllerinizi görüntüleyebilirsiniz.

• Modül Yönetimi sayfasından ek modüllerinizi inceleyebilir ve yönetebilirsiniz.
• Paket Değiştir seçeneği ile paketinizi güncelleyebilir, Otomatik Ödeme Talimatı ekleyerek ödemelerinizi otomatikleştirebilirsiniz.

4. Dahililerim

Bulutsantralim > Dahililerim sayfasından yeni dahili ekleyebilir (+ Ekle) veya mevcut ayarları düzenleyebilirsiniz.

• Temel Ayarlar: Dahili numarası (1000’den başlar), şifre, isim, dış numara, bulunduğu şehir ve e-posta (telesekreter kayıtları için) ayarlanır.
• Cihaz Entegrasyonu (MAC Adresi): Yealink, Fanvil, Grandstream ve Gigaset marka telefonların otomatik ayar alabilmesi için MAC adresini bu alana girip telefonunuzu fabrika ayarlarına almanız yeterlidir.
• Özellikler: Telesekreter, ses kaydı, rahatsız etme (DND) ve arama izinleri (Yurt içi sabit/GSM, yurt dışı, dinleme/fısıldama) yapılandırılabilir.

5. Kuyruklarım ve Çalma Gruplarım

Gelen çağrıların operasyonel dağılımı için kuyruklar (Bulutsantralim > Kuyruklarım) ve çalma grupları (Bulutsantralim > Çalma Gruplarım) kullanılır.

• Dağıtım Stratejileri: Hepsi birden, en çok boşta bekleyen, sırayla, aşamalı, rastgele gibi stratejilerle çağrılar operatörlere dağıtılır.
• Kuyruk Özellikleri: Servis hedefi, bekleme müziği, maksimum bekleme süresi, periyodik anonslar ve müşteri memnuniyeti anketi gibi gelişmiş özellikler barındırır.

6. Sesli Karşılama Menüsü (IVR)

Bulutsantralim > Sesli Karşılama Menüsü üzerinden karşılama anonsları seçebilir, zaman aşımı süreleri belirleyebilir ve tuşlama ayarları ile çağrıl最適な yönlendirmeyi sağlayabilirsiniz.

7. Gelen Arama Yönetimi

Bulutsantralim > Gelen Arama Yönetimi sayfasından numara bazlı senaryolar oluşturabilirsiniz. Mesai saatleri içi ve dışı kuralları ile resmi tatil yönlendirmelerini bu alandan yapılandırabilirsiniz.

8. Faks Gönder

Bulutsantralim > Faks Gönder sayfasından PDF, JPG, PNG, TIFF gibi formatlardaki belgelerinizi alıcı numaralara kolayca faks olarak gönderebilirsiniz.

9. Otomatik IVR Araması ve Sesli Mesaj

Toplu aramalar ve sesli mesaj kampanyaları için Bulutsantralim > Otomatik IVR Araması modülünü kullanabilirsiniz. Numara listeleri veya rehber grupları üzerinden kampanyalar oluşturup istatistiklerini takip edebilirsiniz.

10. SMS Şablonlarım

Kuyruk, dahili veya çalma grubu yönlendirmelerinde otomatik bilgilendirme SMS’leri göndermek için Bulutsantralim > SMS Şablonlarım sayfasından şablonlar oluşturabilirsiniz.

11. Santral Ayarlarım

Bulutsantralim > Santral Ayarlarım bölümünden izinli IP tanımlamaları, karaliste, kaçan çağrı e-posta bildirimleri, Google Drive ses kaydı yedekleme ve e-ticaret/CRM entegrasyon ayarlarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

12. Raporlar ve İstatistikler

Bulut santraliniz üzerinden gerçekleşen tüm operasyonları aşağıdaki rapor ekranlarından detaylıca inceleyebilirsiniz:

• Meşguliyet Panosu: Dahili ve kuyrukların anlık durum takibi.
• Arama ve Ses Kayıtlarım (CDR): Gelen/giden arama kayıtları ve ses dosyası detayları.
• Faks Kayıtlarım (FDR): Gelen ve giden faks belgeleri.
• Kuyruk İstatistikleri: Anlık izleme, çağrı istatistikleri, bekleme istatistikleri ve dahili bazlı performans raporları.
• Dahili ve Saatlik Çağrı İstatistikleri: Zaman kırılımlı trafik analizleri.

13. Telefon Kısayol Tuşları

IP telefonunuz üzerinden tuşlayarak hızlıca kullanabileceğiniz özellik kodları:

Görüşme Esnasında Kullanılan Tuşlar